為什麼學校庫存物資要登記好、保持記錄並確保年度核數時數量和金額準確？

Posted by City AI Accounting on 2025-01-18 | Featured

為什麼學校庫存物資要登記好、保持記錄
並確保年度核數時數量和金額準確？

在學校管理中，庫存物資的登記和記錄是確保資產管理透明、高效運作以及合規的基礎。這次以以下幾點講述一下學校必須做好庫存物資管理的幾個關鍵原因：

1、資產管理

學校的庫存物資包括教學設備、文具、教材和其他日常消耗品。登記並保持詳細的記錄能夠：

準確掌握庫存狀況

避免物資短缺或過度採購，降低浪費和無效支出。

支持資源優化配置

根據記錄分析物資使用趨勢，合理規劃未來採購計劃。

2、財務和核數要求

學校需要向教育局（EDB）和相關監管部門提交財務報表，這包括物資庫存的數量和價值。準確記錄能夠：

確保賬目透明

減少審計風險，讓教育局EDB或核數師能清楚了解物資的使用情況。

符合合規性要求

如《津貼學校財務手冊》對物資管理和財務記錄的規範。

3、防止資產流失

庫存物資管理不當可能導致資產流失或錯用：

避免損失

詳細記錄和定期核查可有效防止物資的丟失或不當使用。

跟進及時修正

如發現記錄與實際不相符，及時追蹤並修正，以免更大的損失。

4、支持年度核數準確性

年度核數時，核數師會檢查物資的記錄和實際狀況是否一致。準確的記錄能夠：

提高審核效率

減少核數過程中的不必要補充工作。

避免報告錯誤

錯誤的數量或金額會導致審計報告出現不良記錄，從而影響學校財務報的合規性，容易引起教育局的注意和責令。

5、優化財務規劃

物資記錄準確有助於學校制定長期財務規劃：

合理預算

透過記錄過往的庫存使用數據，學校能準確預測未來的物資需求。

方便查閱

讓所有相關方（包括監管機構和校董會）實時了解學校資產等具體情況。

學校庫存物資的登記與管理不僅是日常運營的重要組成部分，也是年度核數工作的核心環節之一。只有確保記錄準確、數量和金額清晰，才能符合教育局EDB的規範要求，也是核數師在整個審計過程中比較關注的部分，也會安排上門清點庫存情況，準備的庫存數量和金額，詳細完整的庫存變更記錄，能讓學校更容易留下一個良好印像給核數師和教育局。

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